Loading...
HomeMy WebLinkAboutBudget/Finance Committee Minutes 09.04.2018MINUTES  CITY OF LAUREL  Budget/Finance Committee  09/04/2018    17:30 PM  City Council Conference Room        A Budget/Finance Committee  was held in the City Council Conference Room   and called to  order by Emelie Eaton at 05:30 PM on 09/04/2018.      COMMITTEE MEMBERS PRESENT:        Emelie Eaton, Chairman      Bruce McGee, Vice‐Chairman      Bethany Langve, Secretary        Heidi Sparks      Richard Klose      Scot Stokes      Mayor Nelson      Matthew Lurker      OTHERS PRESENT:                                                          1. Public Input  Citizens may address the committee regarding any item of city business no on the agenda. The duration for an individual speaking under Public Comment is limited to three minutes. While all comments are welcome, the committee will not take action on any item not on the agenda. a.          2. General Items  a. Review and approve the minutes of the August 21, 2018 meeting.  Heidi Sparks  made a motion to approve the minutes of the August 21, 2018 meeting,  seconded by Richard Klose, all in favor, motion passed.    2 b. Review and approve the July financial statements.  Emelie Eaton gave a brief  overview of the financial statements as this was the first time Heidi Sparks had  received them.  Heidi Sparks made a motion to approve the July financial  statements, seconded by Richard Klose, all in favor, motion passed.  c. Review claims entered through 08/31/2018 and recommend approval to Council.   Heidi Sparks had previously gone through the claims and check registers to  review them for accuracy.  Heidi Sparks made a motion to recommend approval  of the 08/31/2018 claims to Council, seconded by Richard Klose, all in favor,  motion passed.   d. Review Comp/Overtime hours for PPE 08/26/2018.  There were no questions  regarding the 08/26/2018 Comp/Overtime hours.  e. Review and approve payroll register for PPE 08/26/2018, totalling $154,179.60.   Richard Klose made a motion to approve the 08/26/2018 payroll register,  totalling $154,179.60, seconded by Heidi Sparks, all in favor, motion passed.      3. New Business  a.          4. Old Business  a. Update by the CAO on the City Court accounts receivable :the CAO has not met  with Judge Kerr prior to this meeting.    b. The Clerk/Treasurer was finally able to speak with someone at the State level  regarding Victim Witness Funds.  Amanda Eastlick is the restitution office at the  State level.  Amanda is going to get the City information regarding the County  and or City of Billings victim witness program so that the City of Laurel can  contact the County and/or City of Billings to possibly particiate with one of those  agencies.  The City of Laurel would like to keep the funds and put them to use  locally versus return them to the State.  Once the Clerk/Treasurer gets the  information she will pass it along to the Mayor.  Emelie Eaton gave a brief history  of the Victim Witness Funds.  The Committee asked if the funds go back to the  State will the funds be used for local victims.      5. Other Items  a. The Committee asked a few questions regarding the 2018‐2019 Fiscal Budget.   The Mayor explained how funds are received for street maintenance and what  projects are budgeted this fiscal year.      6. Announcements  3 a.              The Budget/Finance Committee  adjourned at 06:25 PM.    Respectfully submitted,        Bethany Langve, Clerk/Treasurer  Secretary      NOTE:  This meeting is open to the public.  This meeting is for information and discussion of  listed agenda items.